CAPÍTULO I
DA DENOMINAÇÃO, OBJECTIVOS E SEDE
Artigo 1º
Denominação
A associação, que adopta a denominação de "Associação dos Amigos do Arquivo Histórico-Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros", é uma pessoa colectiva e sem fins lucrativos constituída sob o alto patrocínio do Ministro dos Negócios Estrangeiros.
Artigo 2º
Objectivos
A Associação tem por fim realizar uma acção cultural a partir da existência do Arquivo Histórico-Diplomático do MNE, colaborando e contribuindo para a realização, desenvolvimento e divulgação dos seus objectivos, designadamente:
a) fomentando o interesse pelo Arquivo Histórico-Diplomático e promovendo o seu conhecimento e utilização;
b) desenvolvendo todas as actividades susceptíveis de divulgar o conhecimento do Arquivo e de contribuir para a valorização dos seus serviços de pesquisa e consulta pública;
c) favorecendo o enriquecimento dos seus fundos e colecções;
d) estimulando e apoiando a realização e publicação de estudos, comunicações e outros trabalhos com interesse para o Arquivo e/ou para a investigação / histórico-diplomática;
e) incentivando a realização e/ou organizando conferências, congressos, colóquios, etc., sobre temas histórico-diplomáticos;
f) promovendo o intercâmbio e a colaboração entre arquivistas, investigadores e docentes na área histórico-diplomática, em Portugal e no estrangeiro;
g) cooperando com outros arqulvos, associações congéneres, uni versidades, instituições culturais e científicas ou qualsquer outras entidades nacionais ou estrangeiras que possam de alguma forma contribuir para a prossecução dos seus objectivos;
h) suscitando e encorajando as contribuições, as dádivas e o mecenato em favor do Arquivo e da investigação histórico-diplomática.
Artigo 3º
Duração e sede
A Associação é constituída por tempo indeterminado e tem a sua sede em Lisboa, no Ministério dos Negócios Estrangeiros, Palácio das Necessidades. freguesia dos Prazeres.
CAPÍTULO II
DOS ASSOCIADOS
Artigo 4º
Número e categoria dos associados
1. A Associação compõe-se de um número ilimitado de membros.
2. A Associação tem as seguintes categorias de membros: a) Associados ordinários (ou efectivos) .
b) Associados honorários.
c) Associados beneméritos.
d) Associados de direito.
3. Os promotores da formação da Associação, em qualquer das categorias des- critas, são considerados associados fundadores.
Artigo 5º
Aquisição da qualidade de associado
1. Adquirem a qualidade de associados ordinários ou efecti vos as pessoas singulares ou colectivas, identificadas com os objectivos da Associação, cujo pedido de admissão for aceite pelo Conselho Directivo e que contribuam com uma quota anual, de montante fixado pela Assembleia Geral sob proposta do Conselho Directivo.
2. Associados honorários serão os que com tal carácter sejam nomeados pela Assembleia Geral sob proposta do Conselho Directivo, em virtude de serviços de grande relevância prestados à Associação, ou que, pelo seu prestígio possam concorrer para a realização dos seus objectivos. Os sócios honorários formam, colectivamente, o Comité de Honra da Associação. O Ministro dos Negócios Estrangeiros é, por inerência, o 1º membro honorário da Associação.
3. Associados beneméritos serão aqueles que contribuam com uma quantia única ou com uma quotização anual especial, cujos montantes mínimos, diferenciados conforme se trate de pessoas singulares ou colectivas, são propostos pelo Conselho Directivo e fixados pela Assembleia Geral. Os associados beneméritos serão admitidos pelo Conselho Directivo.
4. Associados de direito são aqueles que por inerência das suas funções se relacionam directamente com a actividade do Arquivo. São membros de direito:
o Secretário Geral do Ministério;
o Presidente do Instituto Diplomático;
o Presidente e os membros da Comissão de Selecção e Desclassificação;
o Presidente da comissão do Livro Branco;
os Arquivistas e o pessoal técnico do Arquivo Histórico-Diplomático.
Artigo 6º
Perda da qualidade de associado
A qualidade de associado perde-se:
a) por vontade própria, comunicada por carta ao Presidente do Conselho Directivo;
b) por deliberação da Assembleia Geral, sob proposta do Conselho Directivo, em virtude de incun1primento das obrigações estatutárias, ou por ofensa grave que afecte o prestígio e a dignidade da Associação ou do Arquivo;
c) por morte de pessoa singular ou extinção de pessoa colectiva.
Artigo 7º
Direitos dos associados
São direitos dos associados:
a) propôr iniciativas e participar nas actividades da Associação;
b) intervir e votar na Assembleia Geral;
c) requerer a convocação extraordinária da Assembleia Geral, justificando os motivos que a determinem, nos termos do nº 3 do Artº 16º;
d) exercer cargos associativos;
e) ser infomlado de todas as actividades culturais da Associação e do Arquivo;
f) usufruir dos benefícios e vantagens especiais que venham a ser definidos no âmbito do relacionamento da Associação com o Arquivo Histórico-Diplomático ou outras entidades;
Artigo 8º
Deveres dos associados
São deveres dos associados:
a) colaborar nas iniciativas e actividades da Associação;
b) desempenhar os cargos sociais para que forem eleitos e tiverem aceite;
c) pagar as quotas, quando devidas;
d) honrar a qualidade de associado e contribuir para o prestígio e dignidade da Associação e do Arquivo.
Artigo 9º
Direitos e deveres dos associados honorários e de direito
Os membros honorários e os de direito terão os mesmos direitos e deveres que os ordinários, estando porém dispensados do pagamento de quota.
CAPÍTULO III
DOS ÓRGÃOS DA ASSOCIAÇÃO
Secção I
Disposições comuns
Artigo 10º
Órgãos da Associação
São órgãos da Associação a Assembleia Geral, o Conselho Directivo e o Conselho Fiscal.
Artigo 11º
Candidatura de pessoas colectivas
Sempre que uma pessoa colectiva apresente a respectiva candidatura a um órgão social, deve indicar o nome do seu representante.
Artigo 12º
Substituição de um membro eleito
Sempre que um membro de órgão social eleito esteja impossibilitado de exercer funções definitivamente ou por prazo superior a três meses, pode ser substituído por cooptação até ao termo do mandato, devendo a substituição ser submetida à confirmação da Assembleia Geral que vier a reunir-se após aquele acta.
Artigo 13º
Duração do mandato dos membros eleitos
1. O mandato dos membros eleitos é de três anos e renovável.
2. Os membros cessantes exercem as suas funções até à posse dos novos titulares, a qual terá lugar no prazo de 30 dias a contar da data do acta eleitoral.
Secção II
Da Assembleia Geral
Artigo 14º
Constituição
Assembleia Geral é constituída por todos os associados, independentemente da categoria, reunidos mediill1teconvocatória do Presidente da respectiva Mesa.
Artigo 15º
Mesa
A Mesa da Assembleia Geral é constituída por um Presidente, um Vice-Presidente, que o substitui em caso de ausência ou impedimento, e um Secretário, responsável pela elaboração das actas.
Artigo 16º
Reuniões
1. As Reuniões da Assembleia Geral são ordinárias ou extraordinárias.
2. A Assembleia Geral reúne ordinariamente todos os anos, até 31 de Janeiro, para apreciação e votação do Relatório e Contas do Conselho Directivo e do Parecer do Conselho Fiscal, bem como do plano de actividades e do orçamento, de quaisquer outros assuntos de interesse da Associação e ainda para a eleição dos órgãos sociais quando tal deva ter lugar.
3. A Assembleia Geral reúne extraordinariamente para apreciação e votação de assuntos específicos, por iniciativa do Presidente da Mesa, do Conselho Directivo, do Conselho Fiscal ou a requerimento de um grupo de pelo menos 20% dos associados, no prazo máximo de 20 dias contados da comunicação da iniciativa ao Presidente da Mesa.
4. A Assembleia Geral é convocada pelo Presidente da Mesa, mediante aviso entregue aos associados por protocolo ou expedido para as respectivas moradas, com a antecedência mínima de 8 dias e com a indicação do dia, hora, local e ordem de trabalhos da Sessão, e listas de candidaturas se as houver.
5. Cada associado tem direito a umvoto e pode fazer-se representar por outro associado, desde que comunique ao Presidente da Mesa a delegação de voto por escrito.
6. Cada associado não pode representar mais do que outros dois associados.
Artigo 17º
Quorum, malorla qualificada e modo de votação
1. Para que a Assembleia Geral possa reunlr em prlmelra convocação é necessária a presença de pelo menos metade dos associados.
2. Na falta deste número, a Assembleia Geral pode reunir, em segunda convocação, meia hora depois, com qualquer número de associados.
3. Salvo o disposto nos números seguintes, as deliberações são tomadas por maioria absoluta dos associados presentes e representados.
4. As deliberações relativas à alteração dos estatutos da Associação requerem o voto favorável de 3/4 do número dos associados presentes.
5. As deliberações sobre a dissolução ou prorrogação da Associação requerem o voto favorável de 3/4 de todos os associados.
6. A votação é nominal, salvo deliberação prévia em contrário, e no caso de eleições dos órgãos sociais, em que é feita obrigatoriamente por escrutínio secreto.
Artigo 18º
Competência
Compete à Assembleia Geral deliberar sobre qualquer assunto de interese para a Associação, designadamente:
a) eleger a respectiva Mesa, o Conselho Directivo e o Conselho Fiscal;
b) confirmar os substitutos de membros de órgãos sociais eleitos;
c) aprovar o plano de actividades e o orçamento;
d) aprovar o Relatório e Contas do Conselho Directivo e o Parecer do Conselho Fiscal;
e) apreciar e votar os Estatutos, velar pelo seu cumprimento, interpretá-los, alterá-los, revogá-los, bem como resolver os casos omissos;
f) fixar os valores das quotas dos membros efectivos e os montantes míninus das contribuições ou quotizações especiais dos membros beneméritos;
g) nomear os sócios honorários;
h) deliberar sobre a exclusão de associados;
i) deliberar sobre a dissolução da Associação, e o destino do respectivo património;
j) deliberar sobre quaisquer propostas que nos termos dos Estatutos lhe sejam presentes.
Artigo 19º
Listas plurinonunais
1. A Assembleia Geral procede à eleição dos órgãos sociais mediante listas plurinominais relativas a cada órgão, as quais devem mencionar, conjuntamente com o nome dos candidatos, os respectivos cargos.
2. As listas devem ser entregues ao Presidente da Mesa da Assembleia Geral até ao dia 20 de Dezembro do ano anterior àquele em que houver eleições.
Secção III
DO CONSELHO DIRETIVO
Artigo 20º
Constituição
O Conselho Directivo é constituído pelo Presidente e por dois vogals, um dos quais exerce funções de secretário executivo e o outro as de tesoureiro.
Artigo 21º
Reuniões
1 . O Conselho Directivo reúne ordinariamente uma vez por mês e extraordinarimente sempre que seja convocado pelo Presidente.
2. O Conselho Directivo só pode deliberar com a presença da maioria dos seus titulares.
3. As deliberações são tomadas por malorla de votos dos titulares presentes, tendo o Presidente, além do seu voto, direito a voto de desempate.
Artigo 22º
Vinculação
1. A Associação obriga-se pela assinatura conjunta de dois membros do Conselho Directivo, sendo uma a do Presidente.
2. Para os actos de mero expediente basta a assinatura de umqualquer membro do Conselho Directivo.
Artigo 23º
Competência do Conselho Directivo
Compete ao Conselho Directivo:
a) administrar a Associação e zelar pelos seus interesses, impulsionando o progresso de todas as actividades;
b) cumprir e fazer cumprir os Estatutos ou quaisquer outras disposições e deliberações da Assembleia Geral, e propôr a sua alteração;
c) arrecadar as receitas;
d) gerir o património social, sem prejuízo das competências da Assembleia Geral;
e) propôr à Assernbleia Geral o valor das quotas dos membros efectivos e promover o seu pagamento errl tempo;
f) propôr à Assernbleia Geral os montantes mínimos das contribuições e das quotizações especiais dos membros beneméritos;
g) admitir os sócios efectivos e beneméritos, e propôr a nomeação dos associados honorários;
h) propôr a exclusão de associados;
i) crlar comissões e grupos de trabalho, definindo-lhes funções e tempo de vigência;
j) requerer ao Presidente da l'1esada Assembleia Geral a convocação de reuniões extraordinárias;
k) elaborar o plano de actividades e o orçamento anualS e submetê-los à apreciação e votação da Assembleia Geral;
l) elaborar o Relatório e Contas anuais da sua gerência, obter o Parecer do Conselho Fiscal e submetê-los à apreciação e votação da Assembleia Geral;
m) representar a Associação em juízo e fora dele.
Artigo 24º
Competência do Presidente do Conselho Directivo
Compete ao Presidente do Conselho Directivo:
a) representar a Associação nas suas relações com instâncias oficiais e com outras entidades;
b) convocar e presidir às reuniões do Conselho Directivo e estabelecer a respectiva ordem de trabalhos;
c) superintender na gestão da Associação.
Artigo 25º
Competência do Secretário Executivo
Compete especialmente ao Secretário Executivo:
a) assegurar o expediente da Associação e elaborar as actas das reuniões do Conselho Directivo;
b) dirigir os serviços administrativos da Associação;
c) coadjuvar o Presidente no exercício das suas funções e substituí-lo em caso de ausência ou impedimento.
Artigo 26º
Competência do Tesoureiro
Compete especialmente ao Tesoureiro:
a) dar execução às deliberações financeiras do Conselho Directivo;
b) promover a cobrança de quotas e arrecadação de outras receitas, pagar as despesas autorizadas pelo Conselho Directivo e fornecer a este elementos sobre o estado financeiro da Associação;
c) elaborar anualmente a proposta de Orçamento e de Relatório e Contas de gerência.
SECÇÃO IV
DO CONSSELHO FISCAL
Artigo 27º
Constituição
O Conselho Fiscal é constituído pelo Presidente e por dois vogals.
Artigo 28º
Reuniões
1. O Conselho Fiscal reúne ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente sempre que seja:convocado pelo Presidente.
2. Podem efectuar-se reuniões conjuntas do Conselho Directivo e do Conselho Fiscal, por iniciativa dos respectivos Presidentes.
3. O Conselho Fiscal só pode deliberar com a presença da maioria dos seus titulares.
4. As deliberações são tomadas por maioria de votos dos titulares presentes, tendo o Presidente, além do seu voto, direito a voto de desempate.
Artigo 29º
Competência
Compete ao Conselho Fiscal:
a) fiscalizar os actos de administração do Conselho Directivo;
b) examinar com regularidade as contas da Associação;
c) apresentar à Assembleia Geral o seu parecer sobre o Relatório e Contas anuais e demais actos de administração do Conselho Directivo;
d) requerer ao Presidente da Assembleia Geral a convocação de reuniões extraordinárias.
CAPÍTULO IV
DO PATRIMÓNIO SOCIAL
Artigo 30º
Elementos do património
Constituem património da Associação:
a) o produto das quotas dos sócios;
b) as subvenções do Estado ou de entidades privadas;
c) a comparticipação do Fundo para as Relações Internacionais nos termos a definir por acordo com a Associação;
d) as contribuições, donativos, legados e heranças feitos por associados ou terceiras pessoas; e) os rendimentos de bens próprios;
f) as receitas provenientes de actividades desenvolvidas ou de servlços prestados pela Associação;
g) outras receitas ou subsídios.
Artigo 31º
Dissolução da Associação
1 . Dissolvida a Associação, por deliberação da Assembleia Geral, os poderes dos seus orgãos ficam limitados à prática dos actos meramente conservatórios e dos necessários, quer à liquidação do património social, quer à ultimação dos negócios pendentes; pelos actos restantes e pelos danos que deles advenham à Associação respondem solidariamente os administradores que os praticarem.
2. Pelas obrigações que os administradores contrairem, a Associação só responde perante terceiros, se estes estavam de boa fé e à extinção não tiver sido dada a devida publicidade.
Artigo 32º
Destino dos bens no caso de dissolução
1. No caso de dissolução da Associação, se existirem bens que lhe tenham sido doados ou deixados com qualquer encargo ou que estejam afectados a um certo fim, o Tribunal, a requerimento do Ministério Público, dos liquidatários, de qualquer associado ou interessado, ou ainda de herdeiros do doador ou do autor da deixa testamentária, atribuí-los-à, com o mesmo encargo ou afectação, a outra pessoa colectiva.
2. Os bens não abrangidos pelo número anterior, reverterão para o Estado, sendo afectos ao Arquivo Histórico-Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES GERAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 33º
1. O grupo inicial de associados fundadores elegeu uma Comissão Instaladora de cinco membros, que fará a gestão da Associação até à realização da 1 ª Assembleia Geral, constituída pelos seguintes associados: - Luis Navega (Presidente) - António José Telo - António de Vasconcelos Saldanha - Benita Ferreira - Maria Isabel Fevereiro.
2. No que fôr omisso, serão aplicáveis as disposições legais vigentes na matéria.